Una sala ricevimenti perfetta: 3 cose che una wedding planner non manca mai di controllare

Progettare la sala ricevimenti è una delle prime cose che tutte le spose fanno non appena trovano la location o forse anche prima.
Tavoli tondi, tavoli rettangolari, sposi al tavolo per due o tavoli imperiali… Ci sono molti modi in cui rendere speciale la sala di una location, e ti confesso che mi diverto sempre moltissimo a trovare il modo di personalizzare la sala con il tema del matrimonio. Ti dò un piccolo spoiler su un matrimonio del 2020 sul quale sto lavorando: il tema del matrimonio ha a che fare con il film della disney Up. Quindi con ogni probabilità ci sarà una mongolfiera da qualche parte in sala…ma non posso svelarti altro al momento.
Scegliere l’apparecchiatura, i centrotavola, il colore delle tovaglie e l’abbinamento con bicchieri e posate è una parte del mio lavoro che ho sempre trovato entusiasmante e accompagno sempre molto volentieri le mie spose negli showroom dei catering per aiutarle a trovare gli abbinamenti perfetti e più inusuali.

Ma una volta che il tema è stato definito, le scelte effettuate ed il grande giorno è arrivato, resta ancora qualcosa da fare per rendere la tua sala ricevimenti perfetta.
Ecco cosa faccio quando arrivo in location per trasfromare il tuo ricevimento di matrimonio da bellissimo a fantastico.

Per prima cosa, non appena arrivo in location mi assicuro con il maître che il servizio degli aperitivi sia partito, che i fiori eventualmente portati dalla cerimonia siano stati consegnati e posizionati, che i musicisti abbiano cominciato a suonare per intrattenere gli ospiti in arrivo, che la sala sia sistemata. Questa ultima attività, tutt’altro che scontata, è senza dubbio quella che mi richiede più tempo e concentrazione.
Ecco da dove cominicia una wedding planner.

Controllare la planimetria

Con la planimetria, progettata da te e revisionata insieme, mi assicuro che in ogni tavolo ci sia esattamente il numero di sedute indicate, che il tavolo A sia accanto al tavolo B, e che tra di loro ci sia il tavolo C e non viceversa.Sistemare gli ospiti a tavola è una delle attività più stressanti per te. Immaginare una sala dove ci sia una buona alternanza di parenti ed amici, dove le famiglie siano ben assortite, e dove siano evitati problemi diplomatici è un lavoro delicato nel quale purtroppo il mio aiuto è ben poco, dal momento che non conosco i tuoi ospiti e le tue famiglie.Una volta che il quadro è completo, però, posso fare in modo di controllare che venga realizzato esattamente come tu lo hai impostato. Immagina che tragedia se per ragione di spazi, o per semplice distrazione, un catering (solitamente deputato all’allestimento dei tavoli) spostasse il tavolo delle tue damigelle con quello delle tue zie…È successo davvero, al matrimonio di Ilaria e Daniele, ma per fortuna un rapido controllo in sala ha permesso di evitare l’imbarazzo alle prime di essere collocate in una zona della sala in cui gli ospiti diciamo erano più agée e alla seconde, viceversa, di essere catapultate nella zona più briosa – e rumorosa – della sala.

Allineare l’apparecchiatura

Pochissime cose distinguono un buon designer di eventi da un grande designer di eventi come linee pulite, un tavolo ben allestito e sedie perfettamente posizionate. Io ti confesso di avere una certa mania in questo. Le mie assistenti lo sanno bene.Avrai di certo visto che esistono delle tabelle molto semplici sul web che ti spiegano come va apparecchiata la tavola: qual è la posizione dei bicchieri e quale quella delle posate, ecc. Sono informazioni piuttosto basilari, fornite sin dal primo anno della scuola alberghiera per intenderci, e raramente mi è capitato di incontrare tavole apparecchiate al di fuori degli standard.Ma come ti dicevo io non guardo gli standard. Vado oltre, e di recente mi sono imbattuta in alcuni strumenti (ovviamente made in USA) che mi hanno fatto venire gli occhi a cuoricino perché solleticano la parte ossessivo-compulsiva che risiede in me.Ci sono colleghe che hanno costruito ritagli di cartone per allineare correttamente le posate, nonché per misurare la distanza dallo schienale della sedia al tavolo per mantenere una uguale distanza dal bordo del tavolo e ottenere un impatto visivo che è così maniacalmente impeccabile.Se pensi che sia troppo, stai tranquilla, tu non mi vedrai fare queste operazioni. Le uniche che devono avere paura sono le mie assistenti perché nel 2020 avrò di certo trovato il modo di avere anche io quegli strumenti! 

Sistemare le tovaglie

Le tovaglie stirate sono un altro dettaglio in cui i professionisti si distinguono. È quasi il 2020 e, per i matrimoni, la biancheria stirata a tavola dovrebbe essere un dato di fatto e non una novità. 
Quando selezioni il tuo catering assicurati che ci sia sempre un servizio di stireria espressa al momento dell’apparecchiatura.
Sentire il rumore del vapore fuoriuscire dal ferro è (almeno per una wedding planner) una sensazione dal valore inestimabile. Un po’ come vedere i camerieri che puliscono uno ad uno i bicchieri o lucidano le posate prima di posizionarle.
Quando arrivo in sala mi assicuro che le tovaglie cadano in egual modo da tutti i lati del tavolo, che non ci sia un lato più corto dell’altro, per capirci.
Ma soprattutto mi assicuro che le gambe delle sedie – sì, di tutte le 100 le sedie dei tuoi ospiti – non siano infilate troppo sotto la tovaglia. Anche questo accorgimento è uno dei miei “mai più senza” da quando nel matrimonio di Demet e Roberto abbiamo rischiato che uno degli ospiti, inciampando sulla tovaglia, rischiasse di portarsi dietro piatti, bicchieri, posate e centrotavola tutti insieme. Sarebbe stata una catastrofe! Se penso al rumore dei cocci che si infrangono per terra mi vengono i brividi… Ecco perché al tuo matrimonio presterò attenzione anche a questo dettaglio.

Un piccolo disturbo ossessivo-compulsivo e alcuni semplici strumenti possono fare la differenza tra un bellissimo matrimonio e un matrimonio fantastico. 
E tu che ossessioni hai? Cosa nel tuo matrimonio merita un’attenzione particolare? La posizione del segnatavolo per esempio, perfettamente rivolto nel verso in cui gli ospiti entrano in sala – oops, eccone un’altra delle mie…
Scommetto che pensieri ossessivi di questo genere affollano anche la tua testa, ma il giorno delle tue nozze tu non vuoi certo metterti con riga e squadra e controllare che i tovaglioli siano stati piegati alla perfezione, vero? Fammi sapere come posso sollevarti da tutti quei pensieri ossessivi che ti stressano appena inizi ad immaginare il tuo ricevimento. Insieme renderemo il tuo matrimonio fantastico! Contattami per un incontro – e ricorda, la prima consulenza è sempre gratuita!