Me lo ricordo ancora quando ho cominciato a scrivere la mia lista degli ospiti. Sai dove ero? In autobus! Rientravamo da Parigi all’aeroporto – sì, mio marito mi ha chiesto di sposarlo proprio sotto la torre Eiffel! – e non eravamo nemmeno seduti vicini. Ma io ero al settimo cielo ed ho cominciato immediatamente a fantasticare. Ora che ci penso dovrei aver conservato da qualche parte quel foglietto.
La prima parte del gioco è sempre divertente, la butti giù così, di getto, pensando alla famiglia, agli amici più cari, a quelle persone che fanno parte della tua vita. Diciamo che ti serve più per dare un numero alle persone che abitualmente vedi e hai a cuore. Quella lista lì non è in discussione, come la chiamano in America è la tua A-list.
Ricordo che sulla nostra c’erano due colonne: i miei ospiti ed i suoi. Ognuno a turno diceva un nome, ed io lo scrivevo appoggiandomi allo schienale del posto di mio marito che sedeva davanti a me.
Fu evidente da subito che la mia lista sarebbe stata più assortita della sua.
E fu da quel momento che iniziarono i negoziati.
A o B: come si decide?
La parte difficile non è stendere la lista. La prima parte di nomi viene fuori quasi di getto, è scritta velocemente, senza fiato…poi il ritmo comincia a diminuire, piccole pause precedono il nome…sospiri incerti si nascondono dietro una sola domanda: ”mah, sarà il caso di invitarlo?”.
Come si scrive la lista degli ospiti di un matrimonio? Chi saranno i fortunati ad entrare nella A-list e chi ne resterà escluso? E soprattutto perché?
La parte difficile non è stendere la lista, è scegliere i criteri in base ai quali stenderla.
Sai che sono una persona molto pratica perciò la farò breve e ti suggerisco 3 domande principali da porti:
1. Quante probabilità ci sono di organizzare una cena con queste persone il prossimo anno?
Un criterio con cui stabilire se un ospite fa parte della tua lista A è quello della frequenza con la quale vi vedete o vi sentite. Io ho amiche che non vedo mai ma che sento settimanalmente. In base a quanto sono stretti i vostri rapporti puoi stabilire se invitare o meno queste persone al tuo ricevimento. Mettiti nei loro panni: come ti sentiresti se dovessi ricevere un invito da parte di amici che non senti da tanto tempo?
2. Qual è lo stile del tuo matrimonio?
Che tipo di atmosfera immagini per il tuo matrimonio? Un prato immenso dove scorrazzano bambini e voi brindate allegramente a piedi nudi ballando fino a notte fonda? O un ricevimento elegante con un quartetto jazz che suona sullo sfondo?
3. Qual è il limite massimo di ospiti che può accogliere la tua location?
È nato prima l’uovo o la gallina? Ovvero: scelgo la location in base al numero di ospiti, o taglio la lista degli invitati perché non rinuncerò mai alla location dei miei sogni, costi quel che costi? Per farti capire cosa intendo, mio marito si sarebbe sposato alle Hawaii con 10 amici contati. Io invece avevo un autobus pieno di parenti!
Per quanto vorrei poterti dire che questa domanda ha meno valore delle altre, non è così. Il numero dei tuoi ospiti condizionerà moltissimo la scelta della location, e tu sai che dalla location dipende il 60% della riuscita del tuo matrimonio (e del tuo budget).
Chi c’è dentro la tua A-list
La famiglia
Genitori, nonni, fratelli e sorelle, i loro coniugi/fidanzati e i nipoti.
Poi fai un passo ancora ed includi: zii, cugini e nipoti di secondo grado. Dovresti avere in sostanza l’elenco delle persone che vedi almeno una volta l’anno attorno al tavolo da pranzo il giorno di Natale.
Poi viene il bello: fino a che punto un cugino, o un membro della tua famiglia allargata conta più di un amico? Come sempre dipende da te, dalla tua famiglia e dalle infinite sfaccettature che animano le tue dinamiche familiari. Io posso solo suggerirti di porti il problema il prima possibile, per evitare di trascinarti situazioni potenzialmente ad alto carico di stress.
Gli amici
Qui fa particolarmente comodo la domanda n.2 perché è quella che ti permette di separare i tuoi amici più intimi da quelli con cui parli una volta l’anno, fino ad arrivare a quelli che appartengono agli anni dell’università. Conosco persone che hanno invitato gli amici conosciuti in Erasmus e persone che hanno escluso dalla lista gli amici del calcetto che vedono tutti i lunedì…
I colleghi di lavoro
Questa è una categoria distinta da quella sopra e scommetto che non ti è difficile comprendere perché. A lavoro si nascondono una serie di dinamiche che possono essere molto complicate. Inserisci nella tua A-list solo i colleghi che potrebbero portare del valore aggiunto al tuo matrimonio. Tutti gli altri, boss compreso, vanno in lista B – vedi più avanti.
Neonati, bambini, adolescenti
Qui in Italia ancora non ci siamo arrivati… Mai, in 10 anni di lavoro, mi è capitato di conoscere coppie che abbiano avuto il coraggio di dire ai genitori che sarebbe stato meglio lasciare i bimbi a casa.
In America invece quella di includere o meno i bambini nella lista degli ospiti non è affatto una domanda banale! I bambini condizionano moltissimo il tuo ricevimento ed il tipo di esperienza che del tuo matrimonio faranno i loro genitori.
I bambini incidono sul numero finale dei tuoi ospiti – e sul tuo budget, hanno bisogno di uno spazio a loro dedicato perché è molto improbabile che siano in grado di stare composti a tavola (la tua location ha una sala per loro?), di un menù speciale (ti prego, da mamma…non fargli cucinare la cotoletta panata e le patatine fritte!!!) e di un’animazione a parte che si prenda cura di loro. Sono tutti aspetti che si aggiungono alla tua già lunga lista di cose da decidere.
Come fanno in America? Decidono un limite di età entro il quale accogliere i bambini (i bambini più grandi tendono ad essere più beneducati) e limitano la presenza dei bambini solo ai nipoti più stretti (anche perché molti dei bambini che hanno un ruolo speciale nei matrimoni sono proprio loro).
Cosa puoi fare tu? Al momento dell’invito comunica ai genitori che possono senza problemi lasciare i figli con la tata o i nonni. Fagli presente questa possibilità… Qui in Italia c’è una sorta di tabù sull’argomento ma tu rompilo parlandone apertamente. Mamme e papà potrebbero essere sollevati dal sapere di potersi ritagliare un’intera giornata per loro… Pensaci.
Chi c’è nella tua B-list
Il resto della famiglia
Sebbene molti consulenti di bon ton e galateo diranno che invitare uno dei tuoi cugini di primo grado implica che dovresti invitarli tutti, non significa che questa regola deve valere per entrambe le famiglie. È meglio trattare ogni famiglia in base alla vicinanza (e alla realtà) dei legami che vivono. I genitori di mio marito avevano già divorziato all’epoca del nostro matrimonio; va da sé che una parte della sua famiglia non ha preso parte al ricevimento per evidenti ragioni di diplomazia (e salute mentale degli sposi). Se decidi di tagliare qualche ramo dell’albero genealogico fallo a cuor leggero e spiega a chi non sarà d’accordo con te che ci sono famiglie più unite e famiglie meno vicine.
Il capo ed i colleghi di lavoro
La stessa regola si applica anche in questo ambito: o inviti tutti quelli del tuo reparto o nessuno. L’unica eccezione sono quei colleghi che sei solita frequentare anche fuori dall’ufficio: in quel caso, il collega è veramente un amico, non solo una persona con cui occasionalmente pranzi nella tavola calda dietro l’angolo. Il problema più complesso potrebbe presentarsi con il tuo capo: se è una persona con cui collabori strettamente o se l’ambiente dell’ufficio è tale che un mancato invito potrebbe metterti in cattiva luce, vai avanti e indirizza l’invito. Naturalmente, anche la natura del ricevimento che stai organizzando deve essere presa in considerazione: se stai organizzando un matrimonio intimo è improbabile che il tuo capo si senta escluso dalla lista degli invitati; ma se stai organizzando una festa allargata ed informale e lavori in una piccola organizzazione, è educato – per non dire intelligente – invitare il capo.
Ps. Non temere che il tuo invito possa essere interpretato come uno stratagemma per ricevere un regalo: la maggior parte dei manager, indipendentemente dal fatto che siano stati invitati, è solito far recapitare un regolo di nozze ai dipendenti che si sposano.
I +1
Ecco un altro problema che le coppie italiane non si pongono ed in America sì. Come ti comporti con i fidanzati? E non parlo dei fidanzati da anni, delle storie stabili, dei fidanzati “a casa”; ma di quelli che in America si chiamano “date”, ovvero della persona che la tua amica sta frequentando da qualche mese o dell’ultima fiamma del migliore amico di tuo marito. Da una parte non vuoi che i tuoi amici si sentano soli, dall’altra potresti ritrovarti un numero di persone al tuo matrimonio che conosci a mala pena (senza contare che tratterai questi estranei con una cena piuttosto costosa). Sentiti libera di essere spietata, ed adotta la frase che usano in America: No ring? No bring! Significa che i tuoi amici che non sono fidanzati o sposati non dovrebbero aspettarsi di ricevere un invito con +1. Se stai cercando un modo per ridurre il numero dei tuoi ospiti, questa potrebbe essere una soluzione intelligente.
I “ma loro mi hanno invitato”
Ho un’amica, la mia migliore amica, che se dovesse ragionare in questi termini avrebbe già esaurito tutte le possibilità di avere una lista di ospiti numericamente ragionevole. ll galateo è chiaro in questo, lo so, invitarsi reciprocamente al matrimonio è buona educazione. Ma esiste una regola che puoi adottare: se il matrimonio dei tuoi amici era recente, gli sei ancora vicina e se il tuo matrimonio è su una scala simile alla loro o è più grande, dovrebbero essere già nella lista degli invitati. Ma se la tua amicizia si è sbiadita dopo le nozze, o se il tuo matrimonio è di dimensioni minori, è del tutto appropriato lasciarli fuori dalla lista degli invitati.
Mi raccomando però, presta molta attenzione agli amici in comune: avvisali delle restrizioni sulla lista degli invitati in modo da limitare situazioni imbarazzanti per tutti.
E a proposito di chiacchiere, attenta in primo luogo alla tua di lingua: so che vorresti dirlo a tutto il mondo ma non lo fare! Non invitare verbalmente nessuno che non è sulla lista A. Hai idea dell’imbarazzo che potrebbe crearsi se al tuo invito verbale non seguisse un invito formale?
Nella pratica
Ci sono moltissimi modi per stendere la lista degli ospiti: la maggior parte delle persone usa un foglio di carta, che di volta in volta aggiorna, cancellando, scarabocchiando e riscrivendo (come ti dicevo il mio dovrebbe ancora essere da qualche parte).
Ma il sistema migliore, quando devi non solo elencare ma gestire gli ospiti, è quello che ti consente di lavorare in modo ordinato, collaborativo ed in tempo reale. Con i miei sposi condivido uno spazio privato – lo avrai notato dal simbolo del lucchetto in alto a destra – nel quale, tra gli altri strumenti, ne esiste uno che ci permette di tenere traccia non solo delle liste, la A e la B, ma di creare velocemente il seating plan e tenere traccia delle adesioni e delle situazioni particolari (dalle restrizioni alimentari ai seggioloni da mettere a tavola).
Niente stress da cancellatura, niente macchie di bianchetto, niente fogli di excel.
Ti piacerebbe lavorare in questo modo? Contattami e sarò felice di condividere anche con te la mia piattaforma speciale!
