Chi l’avrebbe mai detto che dopo aver risposto “Sì” alla proposta di matrimonio ti saresti ritrovata candidata in prima linea ad un nuovo lavoro, quello di organizzare il tuo matrimonio?
Se ti sei accorta che organizzare il tuo matrimonio rischia di diventare il tuo secondo lavoro, che la mole di telefonate, mail, preventivi da controllare, contratti da sollecitare, servizi da valutare, appuntamenti da fissare, è più ampia di quanto immaginassi, sappi che ti capisco meglio di quanto tu non creda.Avere a che fare con tutte queste attività, nuove e tremendamente specifiche, il doversi districare nell’immensa mole di informazioni, alternative, opportunità che il mercato dei matrimoni ti offre, il rischio di imbattersi in brutte conoscenze, la consapevolezza di non voler né poter perdere tempo con chi non fa esattamete al caso tuo, è fonte di grande stress per molte coppie.
È per questo che nel corso degli anni alcune persone hanno deciso di specializzarsi nel settore, diventando wedding planner ed offrendo alle coppie tutte le stretegie vincenti per poter bilanciare l’organizzazione del matrimonio con il lavoro.
Perché sai, per quanto sia meraviglioso occuparsi di realizzare il tuo sogno, sappi che il tuo matrimonio potrebbe diventare l’argomento fisso delle tue conversazioni e potrebbe essere la causa di molte più distrazioni di quanto immagini.Pensa solo al tuo cellulare che improvvisamente si è riempito di foto scaricate dal web, o di quanto sia cambiata la cronologia del tuo computer o i feed che ti segnala Instagram! Magari hai anche aperto un profilo Pinterest che fino a ieri consideravi un social dedicato agli artigiani e ai cuochi amatoriali.
So che tutto questo è tremendamente eccitante, ma non dimenticare che la tua vita continua ad andare avanti oltre la tua grid, e che è fondamentale ridurre al minimo le distrazioni e le fonti di stress che possono interferire con la tua vita lavorativa. Perciò il mio consiglio è di imparare a bilanciare l’organizzazione del tuo matrimonio con il lavoro, e di farlo al meglio, perché voglio che la tua scrivania sia ancora ancora lì ad aspettarti quando tornerai dalla tua luna di miele!
Non perdere la mia intervista a Carolina Masieri, professional organizer, e i suoi consigli per restare concentrata ed organizzata.
1. Crea una checklist
Prima di iniziare ad esaminare Pinterest ed avviare le trattative con location e fornitori, dovrai definire il tuo flusso di lavoro.Scommetto che di check list ne hai già una marea (ne ho preparata una anche io per te, la trovi al link in fondo a questo articolo). Tutte – a parte la mia che è diversa – si articolano snocciolando un lungo elenco di tutto ciò che è necessario fare, nell’ordine in cui è necessario farlo. Controlla gli elementi dall’elenco man mano che procedi e, per la tua sanità mentale, sforzati di attenerti al flusso di lavoro che hai creato. Potresti essere tentata di saltare dieci step e scegliere i fiori prima di scegliere una location, ma ti consiglio di seguire una rotta e di farlo nel modo più scrupoloso possibile.
CON UN WEDDING PLANNER: Come impostare la rotta posso spiegartelo io, che come wedding planner ho un metodo speciale, svelato in parte nella check list che ti invito a scaricare. Dopo tutto se non sai dove andare non saprai mai quale sia l’itinerario migliore!
2. Imposta degli appuntamenti regolari
Prenditi del tempo per sederti e controllare il tuo elenco per capire quando avrai il tempo di dedicarti alla pianificazione del matrimonio durante la settimana. Forse potresti usare le ore della pausa pranzo del venerdì, oppure la sera del martedì quando lui è agli allenamenti. Qualsiasi sia il momento che dedicherai al tuo matrimonio, fai in modo di essere concentrata. Prendi i tuoi appuntamenti con te stessa seriamente e dedicati all’attività che hai deciso di svolgere per le ore che hai messo da parte. Sfida te stessa a rispettare questo programma, e credimi, dopo poche settimane riuscirai a guardare all’organizzazione del tuo matrimonio non solo con più serenità, ma anche con più consapevolezza, evitando che il pensiero dei tuoi centrotavola finisca per assorbire tutte le ore della tua giornata.
CON UN WEDDING PLANNER: Bilanciare l’organizzazione del matrimonio con il lavoro e la tua vita in generale, per me è una priorità, e alle mie spose lo spiego sin dalle prime battute. “A meno che la tua location non stia andando a fuoco e mancano 24 ore al matrimonio, non hai nessuna ragione per contattare la tua wedding planner alle 11 di sera.” Con questa battuta ironica, che è scritta nero su bianco sul mio preventivo, ho aiutato molte future spose come te a capire quanto valore abbia il tuo tempo, e a stabilire una lista di priorità sana e bilanciata.
3. Usa la tecnologia per semplificarti la vita
Utilizzare il pc, nonché le app (google drive per dirne una) può consentirti di restare connessa con tutte le attività che riguardano il matrimonio e di poter condividere le informazioni con il tuo fidanzato ed i fornitori. Usa tag e cartelle nella tua posta elettronica per evidenziare i contenuti che riguardano il matrimonio ed utilizza sempre la tua mail personale e non quella aziendale per le richieste. Non vorrai certo inoltrare per sbaglio i preventivi per la tua wedding cake al tuo capo, vero?Scoprirai che ci saranno molte volte in cui dovrai consultare quel contratto o mostrare al tuo fiorista la tua palette di colori. Conservare tutto in un unico posto di facile accesso ti farà risparmiare il mal di testa causato dalla ricerca di vecchie mail, foto salvate nella galleria del tuo cellulare già piena, e dallo scrollare infinito di chat lunghe un anno.
CON UN WEDDING PLANNER: Dovevi aspettartelo che ti avrei suggerito di usare la tecnologia per aiutarti a tenere tutto sotto controllo. Per una wedding planner come me, è una priorità rendere il processo di pianificazione un po’ (diciamo pure molto) più fluido. È per questo che utilizzo insieme alle mie coppie una piattaforma dedicata accessibile da qualsiasi luogo, in cui conserviamo ogni tipo di documento e ogni ispirazione. È un’area riservata di cui tutti si innamorano, anche i meno tecnologici, perché è così intuitiva da utilizzare e così completa, che una volta che la usi non ne puoi fare più a meno.
4. Dividi il lavoro equamente
Ci sono un milione di ragioni per cui tu e il tuo fidanzato dovreste condividere il carico equamente durante la pianificazione del matrimonio. Prima fra tutti è che condividere il lavoro del matrimonio aiuterà a mantenere l’equilibrio lavoro-matrimonio per entrambi. Quindi, non appena inizi a pianificare, dividi le attività il più uniformemente possibile. E se uno di voi sta affrontando una settimana lavorativa particolarmente stressante, l’altro dovrebbe intervenire ed assumersi i compiti per la settimana e viceversa. Ci sono due cervelli in questa operazione per un motivo, ed entrambi dovrebbero essere utilizzati al massimo!
CON UN WEDDING PLANNER: Ci sono molte attività in cui il tuo partner sarà felice di aiutarti. Sempre più spesso mi capita di lavorare con coppie molto ben bilanciate. Quella del fidanzato a cui “non interessa” è ormai una storia alla quale non credo più. Nella lista di attività che creo per voi ad inizio percorso ci sono compiti ben distinti per ognuno, in base alle attitudini di ciascuno e alle disponibilità. E nessuno si è mai lamentato, anzi!
5. Delega ai professionisti
Pianificare con successo un matrimonio significa avere una grande squadra al tuo fianco. Investi in un wedding planner o in un coordinatore che può aiutarti a gestire i contratti, assicurarti che tu non abbia tralasciato nessuno step, e che prenda le redini quando hai un milione di cose da fare. Io lo so che di progetti D-I-Y (ovvero do-it-yourself), fatti a casa, a mano, da sola e senza alcuna esperienza ne è pieno il web, ma il risultato non sempre è soddisfacente. Se non hai tempo da investire per cercare materiali adatti al tuo progetto, scegliere i supporti giusti, e fare prove su prove fino ad ottenere un risultato che sia degno delle tue aspettative, ti consiglio sin da ora di delegare ad un professionista.
CON UN WEDDING PLANNER: Non c’è una sola ragione al mondo che giustifichi la frustrazione nel vedere che il segnaposto che hai realizzato non assomiglia a quello della foto, o che la stampa delle tue partecipazioni è sgranata! A mio avviso è meglio semplicemente scartare qualcosa del tutto piuttosto che fare uno sforzo a metà. Se non riusciremo a trovare budget per quello che hai in mente, cosa francamente poco probabile se utilizzi il mio metodo, allora eviteremo del tutto di investirci tempo, aspettative e risorse, piuttosto che fare un pasticcio.
6. Turni di lavoro
Quando assumi i tuoi fornitori informali della tua disponibilità e verifica quanto siano in grado di essere flessibili. Trova un team disposto a rispondere alle telefonate alle 20:00 invece delle 14:00 se non hai una pausa pranzo da sfruttare, o che possano incontrarti nei fine settimana. Sii chiara prima di firmare un contratto in modo che nessuno sia sorpreso nello scoprire che il normale orario di lavoro 9-18 non funziona per te.
CON UN WEDDING PLANNER: Ho lavorato con diverse spose impegnate in turni ospedalieri tutt’altro che prevedibili, ma questo non è mai stato un problema. Ho una grande considerazione del tuo tempo, come ti dicevo prima, perciò non solo stabilirò con te in anticipo quali saranno gli argomenti di cui parleremo ma saprai anche quanto tempo ci metteremo per farlo. Così la tua agenda sarà sempre in ordine ed avrai la certezza di poter ancora avere del tempo libero per te!
Io ho scelto che il mio lavoro consista esattamente nel fare quello che tu stai cercando di fare mentre hai già un altro lavoro, adattandoti nelle poche ore settimanali che ti sono rimaste libere.
Se hai un lavoro impegnativo con lunghe ore fuori casa ed un carico di stress elevato, pensa seriamente ad assumere un wedding planner. Questo è il motivo per cui esistono persone come me e il motivo per cui hai un budget per il matrimonio: i wedding planner, per donne come te, sono necessità, non scuse per lavorare di meno. E tu lo sai.
Quindi parlane con il tuo fidanzato, fai qualche ricerca e concediti il lusso di un wedding planner! Le meraviglie che faremo insieme in termini di conciliazione vita-lavoro saranno preziose e saranno la tua ancora di salvezza per tutti i lunghi mesi di preparazione al tuo matrimonio. Ricordo ancora di Daniela, sposa nel 2018, che fu costretta ad una trasferta improvvisa della durata di un mese il cui rientro era fissato una settimana prima delle nozze. Tu cosa avresti fatto al suo posto? Saresti impazzita di ansia? Lei no, perché avevamo lavorato insieme e si sentiva sicura di sé.
Tutto sommato, con una solida struttura delle tue attività, un programma prestabilito e una tecnologia che ti aiuteranno lungo la strada, non c’è assolutamente alcun motivo per cui non puoi pianificare il matrimonio che hai sempre sognato mentre svolgi il tuo lavoro a tempo pieno, e ti godi la vita.
Si tratta di essere propositivi e disciplinati. E di divertirsi giacché ci sei! Ed io sono un asso in entrambe queste attività. Contattami per una consulenza!
