Silvia: Claudia Girola ha iniziato il suo percorso di specialilzzazione nell’ambito del settore matrimoni con un’idea ed una mission ben precisa: quella di accompagnare le spose nell’ultima parte dei loro preparativi, quella che riguarda il coordinamento del matrimonio. Ma cosa significa coordinamento del matrimonio? Da cosa è nata questa passione e perché hai deciso di fare quello che fai?
Claudia: Io sono una Wedding Coordinator, quindi una coordinatrice di matrimoni che, rispetto alle Wedding Planner (che seguono l’evento per intero) si occupa della parte finale.
Perché ho scelto di fare questo lavoro? Io ho da sempre lavorato negli eventi, aziendali o per i catering. Quindi quando è toccato a me sposarmi, sapevo già come si organizzava un evento. Non avevo bisogno di una Wedding Planner che mi mettesse in contatto con i fornitori e gestisse per me questa parte, che è comunque molto importante. Però io la sapevo fare.
Avevo invece bisogno di qualcuno che il giorno del mio matrimonio mi aiutasse a coordinare, perché io non potevo. Io ero la sposa e se sei sul palcoscenico non puoi stare dietro le quinte. Ho cercato qualcuno che potesse fare questo lavoro al posto mio, ma non ho trovato nessuno. E allora ho deciso di specializzarmi e di renderlo a tutti gli effetti un servizio. Perché tante persone sono in grado di organizzare un matrimonio, perché lo fanno già di lavoro o per attitudine personale. Magari si stanno anche divertendo a farlo, ma hanno bisogno di qualcuno che il giorno stesso prenda in mano l’evento e si muova come se fossero loro a farlo. Questo è quello che fa una coordinatrice.
Silvia: Quindi tu entri in gioco non nella fase iniziale dei preparativi, dove le spose cominiciano a farsi la loro idea, progettano il loro stile, l’ambientazione, procedono alla scelta dei fornitori. Tu entri in gioco dopo. Quanti mesi prima?
Claudia: Il lavoro di pianificazione di timing comincia 3-4 mesi prima, ma in realtà le coppie mi possono chiamare in qualsiasi momento. Perché durante tutti i preparativi, quindi anche mentre le spose scelgono i loro fornitori, hanno me come appoggio e come consulenza, che poi è il valore veramente aggiunto. Per esempio nella fase di trattativa con i fornitori, una delle domande che mi fanno più spesso è: “Mi hanno chiesto questa cifra per questo servizio, è tanto? È poco? È giusto? Cosa devo fare? Come la gestisco?”. E trovo che sia un bel modo di approcciarsi, perché così eviti di perdere tempo online, dove trovi tutto e il contrario di tutto.
Silvia: Quindi c’è una grossa differenza tra Wedding Planner e Wedding Coordinator.
In questo momento in cui le spose stanno posticipando il loro matrimonio a causa del Covid-19, il tuo compito è quanto mai fondamentale. Perché magari hanno organizzato tutto, hanno scelto, hanno ottimizzato le loro risorse a livello di budget, timing ecc., ma ora si trovano ad aver posticipato il matrimonio dalla stagione estiva a quella autunnale, e si ritrovano con mille domande che sono amplificate da questo stato di incertezza e disorientamento in cui siamo tutti.
Claudia: Io sto sconsigliando a tutti di leggere ogni genere di previsione, così come sotto data sconsiglio di guardare le previsioni del tempo, perché non ci prendono mai.
Silvia: Come fanno le spose a gestire l’ansia di un matrimonio che è agli sgoccioli e di una situazione generale complicata?
Claudia: Io consiglio di scegliere un professionista a cui appoggiarsi. Già sotto data non si è mai sereni, le spose sono sempre stanche quando si avvicina il matrimonio. Lo ero perfino io, anche se so organizzare un matrimonio e so cosa succede. Eppure sono arrivata nervosa, isterica, come tutte.
Perché hai una marea di cose a cui pensare. Un anno fa quando mi sono sposata ho dato tutto in mano ad Alessia (la mia Wedding Coordinator) e le ho detto: “Fai tu”. Io le mandavo i vocali e lei si occupava di me. Eppure sono arrivata stanca. Quindi figurati chi non l’ha mai fatto! E poi quel giorno, che già sei arrivata in affanno, te lo vuoi godere, o no?
Il giorno del matrimonio vola, arrivi alla sera e dici: “Ma come, è già passato?”.
È la stessa sensazione che si prova a Natale: impegni un sacco di tempo, fai i summit con la mamma, la nonna, la zia per decidere il menù di Natale, cominci a scegliere i regali a Novembre, li incarti, scegli la carta, scegli i dettagli… E la sera dici: “È già finito?”. Tu prendi la sensazione di Natale, che si ripete tutti gli anni, e il matrimonio, è la stessa cosa. Solo che il matrimonio è andato ed è uno, Natale lo fai tutti gli anni.
Silvia: È esattamente quello che si prova, il giorno del matrimonio è un turbine di emozioni che girano intorno a te, che coinvolgono te, i tuoi ospiti, le persone che ti vogliono bene e che sono venute a partecipare al matrimonio, e ti vuoi godere ogni singolo momento.
Tra i rimpianti delle spose ce n’è uno in particolare che mi colpisce sempre ed è il poco tempo che passano insieme ai genitori. Perché paradossalmente finita la parte di preparazione, dove hai tua mamma sempre al tuo fianco, poi non li vedi più.
Claudia: Basta rivolgersi ai professionisti.
Silvia: Come la mamma a Natale. A lei deleghi la preparazione del cenone, la spesa, tu arrivi lì tranquilla e dici: “Guarda ho portato una bottiglia di prosecco”. La figura del Wedding Coordinator è fondamentalmente la stessa.
Claudia: È vero è così, non è che il Natale non l’hai organizzato tu perché non hai fisicamente cucinato, però te lo sei goduto.
Silvia: Esatto, questa è la differenza fondamentale. A proposito del cenone di Natale e della spesa che uno fa, ci sono quelle classiche cose che alla fine arrivi lì a preparare il cenone e dici: “O mio Dio ho dimenticato un ingrediente”. Quali sono gli ingredienti che più spesso le spose si dimenticano di programmare?
Claudia: Di programmare devo dire niente. Ma dimenticano il bouquet, sempre. Se lo fanno consegnare e poi io non so dove finisce. Io e Alessia abbiamo recuperato una quantità di bouquet che in confronto le Occhi di Gatto erano delle pivelle. Ovunque. Infatti adesso abbiamo un super trucco, che sono i post-it, rosa e grossi, tecnologia 2.0. Usiamo i post-it per non farle dimenticate il bouquet. Li attacchiamo ovunque, per tutto il percorso quando escono di casa: sulla porta di ingresso, sul vetro della macchina, davanti al volante, nella macchina, per terra… C’è proprio il percorso segnato, non lo dimenticano, funziona!
Silvia: E su ciascun post-it praticamente scrivi prendere bouquet, prendere bouquet, hai ricordato il bouquet?
Claudia: Hanno fatto le foto le mie clienti, Anna (una sposa) ne ha conservati per un sacco di tempo attaccati alla porta, ce n’erano 6 o 7 in giro. Funziona benissimo. A parte questo, la cosa che dimenticano spessissimo sono tutti quei dettagli che delegano ad amici e parenti. “Mamma passa da casa che ti dò il libretto messa”. Non ho mai visto arrivare un libretto messa in mano ad un parente in tempo. Le fedi, non sai mai dove sono. Le bottoniere, le porta il fiorista? No è andate a prendere zio… sparite!
Silvia: Sulle bottoniere potremmo aprire un capitolo non indifferente. Perché il fiorista fa esattamente questa domanda: dove vuoi che le consegni? La maggior parte delle spose dice a casa, ci penso io. Ma invece solo una bottoniera serve a casa, quella del papà, basta. Le altre le potete lasciare in chiesa, in comune, in sala, dove vi sposerete.
Obiezione numero 1: però viene a trovarmi il testimone…
Claudia: Non serve. Non creare confusione.
Silvia: Le spose sono bravissime a volte a fare confusione. Poi ci si complica la vita senza saperlo. Io mi rendo conto che l’intenzione è buona, però la realtà dei fatti è che quella mattina a casa vostra ci sarà il delirio. Bisogna sapere che quel turbine di cui parlavamo prima inizia a casa vostra. Il giorno del matrimonio praticamente vostro papà e la vostra mamma si svegliano che non sanno nulla.
Claudia: Se voi siete abituate a vedere vostra mamma come una persona integerrima, precisa, organizzata, quel giorno sarà in palla. È la persona più in palla di sempre. Si può rincoglionire allo stesso modo solo quando nasce un nipote. È uguale. Non hanno più il senso della logica, sono in ansia, bisogna andare, la zia dov’è. Si preoccupano di cose che non esistono.
Silvia: Spezzo una lancia nei confronti di mia mamma, che è stata bravissima. Perché io, come tutte le spose, ho avuto un momento di panico e di crisi totale il giorno del mio matrimonio. Io ero lì che mi facevo acconciare per le feste, appunto, ma quando mi sono guardata allo specchio non mi piacevo. E io ovviamente, 3, 2, 1… in lacrime.
Piangevo disperata con questi capelli che erano proprio perfetti. La parrucchiera, poverina, che mi conosceva da una vita, colpevole di chissà quale reato.
Mia mamma è arrivata a tenermi a bada, a tenere a bada le mie emozioni. Devo dire che mia mamma è stata bravissima.
Mio padre ho dovuto tenerlo io per entrare in chiesa, lo trascinavo. “Papà è vero che ti avevo detto di andare piano, ma così è troppo.”
Claudia: Io invece ho corso.
Silvia: Io rompo le scatole a tutte le mie spose. Sappiate che appena arriverete in chiesa io vi dirò: “Andate piano”. Perché il bello del matrimonio è godersi la navata.
Claudia: Certo, la Claudia invece 15 metri in 15 secondi. Cronometrati. I video di Instagram sono più lenti di me. Anche mio marito me l’ha detto: “Però potevi godertela un po’ di più”. In realtà, come dico sempre, mi ha dato fastidio una cosa. Sono entrata da sola, non ho voluto che mio papà mi accompagnasse, e quando sono entrata, emozionata, ho visto il muro di telefoni. Davanti a me io non ho visto un volto, non ho visto nessuno.
Ho visto tutti cellulari, ho visto gli occhi di una mia amica, contenti, e poi il muro di telefoni. Mi ha preso un’ansia… Mi ricordo perfettamente di aver pernsato:” Dov’è Luca?”, l’ho guardato e sono corsa. Bruttissimo. Io tutt’ora ho questo ricordo di me che entro, convinta di vedermi tutti contenti, non ho visto un volto.
Silvia: Adesso fanno anche in America matrimoni dove sono vietatissimi i cellulari.
Claudia: Almeno alla cerimonia sono d’accordo.
Silvia: Come si fa a non far accadere questa cosa? A meno che non metti davanti la chiesa un cartello dove ci sia scritto qualcosa di simpatico, come “goditi il momento, a fare le foto c’è un professionista. Vivi la tua giornata insieme a noi”.
Claudia: Sì, l’unplugged wedding. Non puoi fare altro. Non puoi sequestrare il telefono, perché io per prima da invitata non te lo darei mai il mio telefono. Quindi devi sperare che abbiano il buon senso di non usare i cellulari. Perché è proprio brutto. E qui non c’è nessuna coordinatrice che ti può aiutare, perchè non può anticipare i tuoi ospiti e dire abbassate i telefoni, ormai è andata.
Silvia: Ti è capitato mai che gli invitati salgano a fare irruzione anche nella zona cerimonia con i loro iPad e iPhone di ultima generazione? Durante lo scambio delle fedi magari? Come ti relazioni in quei momenti così?
Claudia: Non è mai capitato per mia fortuna. Se fosse, si interviene e si chiede di spostarsi immediatamente, senza farmi neanche troppi scrupoli. Non cerco neanche di essere educata in quel momento, perché stai fisicamente intralciando il lavoro di un professionista.
E da coordinatrice il tuo ruolo è doppio: non è solo stare dietro alla sposa, ma è anche permettere ai fornitori di fare le volontà della sposa. Quindi se tu invitato ti metti in mezzo e poi il fotografo non ha la foto perfetta dello scambio delle fedi, vai a dirgli che è colpa dello zio che si è messo in mezzo. Non puoi. Tu Wedding Coordinator vai, lo prendi, lo tiri via e gli dici che c’è già qualcun altro a fare le foto, mi dispiace. La coordinatrice permette che i fornitori lavorino per fare quello che gli sposi desiderano.
Silvia: Esatto, anche perché uno dei ruoli cruciali che si ha durante le fasi del coordinamento è quello di creare la cosiddetta timeline, cioè lo spazio entro il quale si devono muovere i fornitori. Che sembra una banalità ma non è così, è fondamentale. Sembra una semplice scaletta ma in realtà non lo è.
Claudia: Non lo è perché non è una scaletta casuale come può essere quella di un normale programma. È una scaletta che si tiene realistica, che tiene conto di tutto quello che deve accadere il giorno del matrimonio.
Facciamo per esempio che ci si sposa alle 5, il fotografo viene a casa della sposa alle 2 e mezza, alle 3. Non è quello il punto fondamentale. È farlo arrivare al momento giusto perché abbia il tempo di gestire tutto quello che tu hai in mente. E se tu sposa hai in mente di volere le foto della preparazione, di te con le damigelle, di te con la vestaglietta – o se al contrario non lo vuoi, vuoi solo una foto perché a casa è da fare, allora non lo fai arrivare alle 2.30. Invece gli dai tempo di fare magari più foto agli allestimenti in chiesa, di seguire altre parti dei preparativi, per esempio.
Anche durante la cena, gli orari sono dati per permettere al catering di servire i piatti in tempo.
Perché il risotto esce sempre per primo? In tutti i menù c’è il risotto e poi il secondo primo. Non è un caso. Non l’hanno messo a caso, o perché il risotto è più buono dei ravioli. Il risotto ha un tempo tecnico di cottura. La coordinatrice sa che ci vogliono 20 minuti per il risotto. Però per spostare le persone dall’aperitivo a sedersi a tavola ci vuole mezz’ora. Devi prenderli, recuperarli tutti, accompagnarli, trovano il loro nome sulle escort card, si siedono, si rialzano perché devono fare la pipì. Questo porta via mezz’ ora. Voi spose non lo sapete e pensate “ma sì, facciamo finire l’aperitivo alle 8, alle 8.10 sono tutti seduti.” Ma non è così.
Silvia: Invece ti è mai capitato di dover assistere alla preparazione del famigerato tableau? Che le spose magari si dimenticano di inserire un ospite a tavola, o peggio ancora di assistere il cameriere che dice: “Ah ti serviva un tavolo da 1.80m qui? Io invece te l’ho messo da 1.60m”. Un tavolo con diametro da 1.80m ospita 10-11, massimo 12 persone. Un tavolo da 1.60m di diametro ospita 8-9 persone. Non succede se ci sono Wedding Planner o Wedding coordinator Dietro.
Claudia: Perché non succede? Perché noi siamo lì 2 ore prima, ricontrolliamo tutti i tavoli e sono sempre sbagliati. Io non ne ho mai visto uno in ordine. Non ho mai visto una mise-en-place o un’apparecchiatura di numero corretto. Io ho la mappa davanti che mi ha dato la sposa ed è diversa. In quel caso lo smonti e lo rifai.
Silvia: Un anno avevano completamente malinterpretato il punto di vista della mappa e avevano apparecchiato completamente sbagliato. Un disastro!
Claudia: Finché è da aggiungere un posto o toglierne uno in qualche modo lo sistemi, ma se devi ribaltare l’intera piantina ci vuole tanta pazienza. Cominci a fare il vigile e a dare indicazioni. Poi le spose dicono “che bello, è andato tutto bene”. Certo, perché non hai visto quello che c’era dietro!
Silvia: Altro momento topico è il taglio della torta.
Claudia: Quello è un altro momento che va calcolato molto bene, perché spessissimo soffre delle lungaggini dell’aperitivo, del pranzo o della cena, dei giochi, degli intermezzi, del DJ che si è allungato. E spesso si perde il momento giusto. Che può essere sia climatico, legato all’orario dl tramonto, soprattutto in quei mesi come Aprile e Ottobre in cui il buio arriva in un secondo, oppure al timing della location. Quindi se tu allunghi tutto e mi fai il taglio della torta a mezzanotte e poi all’una dobbiamo stare fuori, come fai a fare i balli? Non c’è più tempo. Anche per il fotografo, se avete concordato un certo tipo di foto per il taglio, magari a quell’ora in quel momento non va più bene. Perché è buio, non c’è abbastanza luce, lo sfondo non è quello che immaginavi.
C’è tutta una preparazione per il taglio della torta, si va, si verifica, si prepara. Per un lavoro fatto bene c’è una pianificazione di tutti i fornitori prima e durante l’evento. Tutti i fornitori si parlano grazie a una coordinatrice presente quel giorno.
Claudia: Un altra cosa che le spose dimenticano sono tutte le cose legate alle amiche. Sto cavolo di kit della sposa, che tutti noi diciamo di fare e di avere, non ha mai quello che serve veramente. E soprattutto, l’amica che ce l’ha non è mai sottomano. È capitato ad un matrimonio, vedo arrivare la sposa che cammina storta, la stecca dell’abito si era bucata e le si era infilata tra l’ascella e la costola. Perché il bustino si appoggiava sul fianco e il fianco muovendosi aveva fatto uscire la stecca.
Avevano già tagliato la torta, la serata stava andando verso la fine quindi ormai guardavo solo la sposa, e lei palesemente aveva un problema. Lei non sapeva cosa fare, aveva registrato il fastidio ma non riusciva a capire cosa fare. Che è normale, perché in quel momento sei emozionata e perdi la lucidità tipica.
Non ti preoccupare, mi dice, ho il kit da cucito. Troviamo l’amica che aveva la busta era irreperibile. Allora tiro io fuori il mio kit e cucio velocemente il vestito. Per fortuna gliel’ho sistemato, ma la famosa amica che doveva tenere la busta non era lì quando avevamo bisogno di lei.
Silvia: Non ti va nemmeno di fermarti a ragionare su un fastidio, però se sai che c’è qualcuno che immediatamente quel fastidio te lo risolve diventa una cosa rapida.
Claudia: Sai qual è l’emergenza che mi sono ritrovata a gestire con un po’ di fortuna e un po’ di pianificazione? Matrimonio invernale, la sposa aveva un pellicciotto sintetico, lo sposo aveva un abito che attraeva ogni tipo di pelucco. Momento delle foto in esterna, lui era bianco. Io avevo la spazzolina leva-pelucchi, quindi mi sono messa lì e ho cominciato a spazzolare l’abito dello sposo. Ma mi ha fatto molto ridere che è venuto lo zio della sposa che mi ha detto, anche con un po’ di sfida: “C’è Simone che ha l’abito coperto di pelucchi, come facciamo?”. La scommessa era vediamo se questo lo risolvi. Io, che al momento non mi ricordavo di avere la spazzola per i peli, avevo però lo scotch molto grosso, quindi ero già pronta con quello. E invece poi avevo proprio la spazzola seria, questa è la fortuna che ti dicevo. Lo zio muto.
Ad esempio questa cosa non è grave, non sarebbe successo nulla. Ma mi è servito anche l’attack una volta, per il portafedi di legno. E io: “Dov’è il problema? Ho l’attak!”
Silvia: Io anche ho dovuto usarlo per un cake topper. Che si rompono spesso. Fatti in legno, con la scritta calligrafica e sono 2-3mm di legno. Non le statuette con gli sposini. Anche lì, il cake topper a chi lo danno? O meglio ancora, i fiori da mettere sulla wedding cake.
Claudia: Allora se sono bravi e magari la fiorista lavora spesso con la location, i fiori per la torta li lascia direttamente al catering, che li mette in frigo e la sistemano all’ultimo. Se va male li lasciano alla mamma, che li tiene in macchina, al caldo, così non li dimentica. Ma il fiore muore. Non è che il matrimonio va male, però devi dire va tutto bene ma… mancava qualcosa.
Silvia: È andato tutto perfetto, quello che ti dicono, peccato che non sappiano il dietro le quinte.
Silvia: Mancano 3-4 mesi alla stagione dell’anno in cui si concentrano di solito, qual è il messaggio che vuoi lasciare alle spose che ci stanno ascoltando?
Claudia: Continuate ad organizzare il matrimonio anche in quarantena, mettetevi lì e fate il piano della giornata a tavolino e fate l’ordine delle cose. Ripassate ogni fase del matrimonio come se fosse la tesina che avete preparato per l’interrogazione. È l’unico modo per avere sotto controllo tutto.
Questa bellissima intervista è stata registrata nella primavera del 2020 ma il punto di vista di Claudia è sempre attuale.
Ricorda che il giorno del tuo matrimonio è troppo speciale per sprecarlo nel cercare di ricordarsi quante cose ci sono da fare, quante potrebbero andare storte e quante sono da tenere sotto controllo.
Cerca una spalla, cerca qualcuno che ti suggerisca se non ti senti pronta e che ti stringa la mano quando tutto sta per cominciare. A scuola c’era la tua compagna di banco, durante il tuo matrimonio ci siamo noi!
